FAQs zum Hinweisgeberschutzgesetz

FAQ 1: Was ist das Ziel des HinSchG?

Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, rechtswidrige Benachteiligungen und Missstände in Unternehmen aufzudecken und Hinweisgeber vor Repressalien, insb. arbeitsrechtlichen Maßnahmen, zu schützen. Die deutsche Umsetzung der EU- Whistleblowing-Richtlinie soll dabei insbesondere den Schutz von Mitarbeitern sicherstellen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf Missstände hinweisen (sog. Hinweisgeber oder Whistleblower).

Unter Missständen sind insbesondere straf- und bußgeldbewehrte Tatbestände sowie Verstöße gegen arbeitsrechtliche (z.B. Diskriminierung), datenschutzrechtliche, gewerberechtliche und umweltrechtliche Bestimmungen zu verstehen.

FAQ 2: Wen treffen die Pflichten des HinSchG?

Unternehmen mit in der Regel mindestens 250 Mitarbeitern sind bereits ab dem 2. Juli 2023 verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten und die Pflichten des HinSchG zu erfüllen (siehe FAQ 3). Unabhängig von der Mitarbeiterzahl gilt dies auch für Arbeitgeber in sog. „sensiblen Bereichen“ (z.B. Wertpapierdienstleistungs- unternehmen, Kapitalverwaltungsgesellschaften).

Unternehmen mit in der Regel zwischen mindestens 50 bis 249 Mitarbeitern sind ab dem 17. Dezember 2023 im selben Maße verpflichtet und erhalten bis dahin einen Übergangszeitraum.

Unternehmen mit weniger als in der Regel 50 Mitarbeitern sind aktuell nicht verpflichtet, eine interne Meldestelle zu implementieren. Allerdings können sich die Mitarbeiter an externe staatliche Meldestellen wenden. Wir empfehlen jedoch auch diesen Unternehmen eine interne Meldestelle einzurichten.

FAQ 3: Zu welchen Maßnahmen sind betroffene Unternehmen verpflichtet?

Einrichtung einer internen Meldestelle

Verpflichtete Unternehmen sind zur Errichtung einer internen Meldestelle verpflichtet, die auch an eine Ombudsstelle ausgelagert werden kann (z.B. an eine Anwaltskanzlei), an welche sich der Hinweisgeber wenden kann. Über die interne Meldestelle muss der Hinweisgeber die Möglichkeit haben, Hinweise auf Missstände mündlich, schriftlich und auch persönlich (per Videokonferenz) abzugeben.

Die Einrichtung einer den Vorgaben des Gesetzes gerecht werdenden internen Meldestelle ist komplex, da insbesondere Anforderungen an Datenschutz und Geheimhaltung zu beachten sind. Zentral ist, dass die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber gewahrt bleibt. Es muss gewährleistet werden, dass nur die für die Meldestelle betrauten Personen Zugang zu den Informationen aus der Meldung haben und diese fachlich in der Lage sind die Hinweise zu bearbeiten (siehe zur Auslagerung der internen Meldestelle unter FAQ 4).

Daneben stehen dem Hinweisgeber auch die von Bund und Ländern einzurichtenden externen staatlichen Meldestellen zur Verfügung. Er hat die Wahl, ob er sich an die interne oder eine externe staatliche Meldestelle wendet.

Bearbeitung von Hinweisen

Ein Hinweisgeber kann Hinweise unter Offenlegung seines Namens oder – sofern zugelassen – anonym abgeben.

Hinweise sind von der Meldestelle zu bearbeiten. Die Meldestelle ist verpflichtet, innerhalb von 7 Tagen den Eingang der Meldung zu bestätigen, den Hinweis zu bearbeiten (insb. aufzuklären) und den Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten über die ergriffenen Maßnahmen zu informieren – etwa die Einleitung betriebsinterner Compliance-Verfahren. Daneben müssen jegliche Meldungen unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots und datenschutzrechtlicher Bestimmungen dokumentiert werden.

FAQ 4: Warum ist es sinnvoll und kosteneffizient die interne Meldestelle auszulagern?

Fachliche Kompetenz und Geheimhaltung

Die Auslagerung der internen Meldestelle an eine Ombudsstelle (z.B. an eine Anwaltskanzlei) hat für Unternehmen den zentralen Vorteil, dass eine vertrauliche Behandlung von Hinweisen jederzeit gewährleistet ist. Ein externer Dienstleister steht zu keinem Zeitpunkt in einem Interessenskonflikt mit Kolleginnen oder Kollegen oder den Führungskräften im Unternehmen.

Die Auslagerung an eine Anwaltskanzlei ist sinnvoll, da Anwälte schon qua Gesetz zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und gemeldetes Fehlverhalten sachlich und rechtlich einordnen können. Hierdurch wird eine effiziente und gezielte Bearbeitung sichergestellt.

Insbesondere wenn Unternehmen über keine Rechtsabteilung verfügen, fehlt es regelmäßig an der hausinternen Kompetenz zum rechtssicheren Betreiben einer internen Meldestelle.

Zudem stärkt die Einrichtung einer ausgelagerten internen Meldestelle das Vertrauen von Mitarbeitern an die Geheimhaltung und den Schutz vor Repressalien (insb. vor arbeitsrechtlichen Maßnahmen) durch das Unternehmen. Da Mitarbeiter die Wahl haben, ob sie sich (direkt) an die staatlichen Meldestellen oder die interne unternehmensinterne Meldestelle wenden, ist es von besonderem Unternehmensinteresse eine gut funktionierende interne Meldestelle vorzuhalten.

Kosteneffizienz

Die Gesetzesbegründung zum HinSchG geht von Implementierungskosten von mindestens 12.500 Euro bei einer Unternehmensgröße von 50 bis 249 Mitarbeitern.

Für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern rechnet der Gesetzgeber mit ca. 15.000 Euro pro Meldestelle. Als jährlichen Kosten für den Betrieb der Meldestelle rechnet der der Gesetzgeber als Mittelwert mit 5.772 Euro pro Jahr.

Die Kosten entstehen zunächst durch die rechtssichere und gesetzeskonforme Ausgestaltung der internen Meldestelle sowie im Verlauf insbesondere durch den Abruf (mehrmals täglich ist abzurufen) und die Bearbeitung von Hinweisen. Es entsteht dadurch ein erheblicher personeller und finanzieller Aufwand.

Die vom Gesetzgeber geschätzten Kosten sind aus unserer Sicht für mittelständische Unternehmen vollkommen unangemessen und wir bieten daher eine professionelle, rechtssichere und kosteneffiziente IT-Lösung an. Mit dem IT-gestützten digitalen ZIEFLE UNGER Hinweisgebersystem liefern wir das Rundum-sorglos-Paket, sodass Sie sich auf Ihre unternehmerische und kommerzielle Tätigkeit konzentrieren können. Das System ist ein ISO-27001 zertifiziertes Hinweisgebersystem.

Wenn Sie mehr über das ZIEFLE UNGER Hinweisgebersystem erfahren möchten, melden Sie sich gerne bei Dr. David Ziefle (david.ziefle@ziefle.law / +49 (0) 7441 910030) für ein unverbindliches und kostenloses Beratungsgespräch oder sprechen Sie Ihre regelmäßige Kontaktperson bei uns an.

FAQ 5: Was droht Unternehmen, wenn die Pflichten des HinSchG nicht eingehalten werden?

Bei Nichtbeachtung der Pflicht zur Einrichtung oder dem gesetzeskonformen Betreiben einer internen Meldestelle drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 20.000 EUR. Bei nicht rechtskonformen Umgang mit Hinweisen (insb. Verstöße gegen das Vertraulichkeitsgebot oder Behinderung der Aufklärung) drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 50.000 EUR (in Einzelfällen sogar noch höher). Zudem können Hinweisgeber Schadensersatzansprüche gegen das Unternehmen geltend machen

FAQ 6: Was hat es mit dem Schutz vor Repressalien auf sich?

Es ist zu gewährleisten, dass Hinweisgebern keine Repressalien durch den Arbeitgeber drohen. Erleidet der Hinweisgeber eine Benachteiligung im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit, wird gesetzlich vermutet, dass die Schlechterstellung wegen des Hinweises erfolgte. Der Arbeitgeber kann die Vermutung zwar widerlegen, doch drohen Schadensersatzansprüche des Hinweisgebers, die in ihrer Höhe nur schwer zu kalkulieren sind. Das kann gerade bei anstehenden Beförderungen zum Streitpunkt werden. Arbeitgeber sollten sich daher bei der Nichtberücksichtigung von Personen, die in der Vergangenheit als Hinweisgeber aufgetreten sind, über die möglichen Folgen bewusst sein und ausreichende, sachliche Gründe für die Entscheidung vorweisen können.

FAQ 7: Muss für jede Tochtergesellschaft ein eigenes internes Meldesystem eingerichtet werden?

Sofern alle Konzerngesellschaften in Deutschland ihren Sitz haben, kann eine einheitliche konzernweite interne Meldestelle eingerichtet werden. In Bezug auf Auslandsgesellschaften ist im Einzelfall (je nach Sitz) zu prüfen, inwieweit ein Anschluss an die deutsche konzernweite interne Meldestelle möglich ist.