Ob eine Frist eingehalten ist? – Darüber entscheidet mitunter der Zugang von empfangsbedürftigen Willenserklärungen. Das gilt nicht nur für Kündigungen (wie bereits in einem vorherigen Beitrag erläutert), sondern ebenso für Einladungen zur Gesellschafterversammlung, Options- und Verlängerungserklärungen, Fristsetzungen, Mahnungen oder Mängelrügen.

Grundsätzlich gelten Erklärungen als zugegangen, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt sind, dass unter gewöhnlichen Umständen mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist, § 130 BGB. Bestreitet der Empfänger den Zugang, trägt der Absender die Beweislast.

Wie das Bundesarbeitsgericht mit seiner Entscheidung vom 30. Januar 2025 (Az. 2 AZR 68/24) zu erkennen gibt, ist eine sichere Zustellung bzw. das Führen eines Nachweises hierüber gar nicht so einfach; es lässt die Übersendung per Einschreiben Einwurf und die Vorlage des Einlieferungsbeleges sowie den Online-Sendungsstatus für den Nachweis des Zugangs nicht ausreichen. Eine Entscheidung, die über das Arbeitsrecht hinaus in alle Bereiche des wirtschaftlichen Handelns bedeutsam ist.

 

Die Entscheidung in Kürze

Im entschiedenen Fall stützte sich die Absenderseite auf ein Einwurf-Einschreiben. Vorgelegt wurden der Einlieferungsbeleg und die abgerufenen Tracking-Informationen der Post. Das Gericht sah darin keinen belastbaren Nachweis. Ein elektronischer Sendungsstatus dokumentiert aus Sicht des entscheidenden Gerichts weder den tatsächlichen Einwurf noch Uhrzeit, Ort und Person der Zustellung. Er ersetze keinen Auslieferungsbeleg und begründe für sich genommen keinen Anscheinsbeweis. Anknüpfungspunkt bleibt die Linie des Bundesgerichtshofs: Ein Anscheinsbeweis zugunsten des Absenders kommt in Betracht, wenn zum Einlieferungsbeleg ein reproduzierbarer Auslieferungsbeleg hinzukommt, aus dem sich das konkret angewandte Verfahren und dessen Einhaltung ergeben. Ohne diesen zusätzlichen Nachweis bleibt die Absenderseite beweisfällig.

 

Übertragbarkeit und Praxisfolgen

Die Entscheidung arbeitet keinen arbeitsrechtlichen Sonderweg heraus. Sie bestätigt, dass es auf die allgemeine Beweisführung zum Zugang ankommt. Damit ist sie für die Gesellschafts-, Vertrags- und Transaktionspraxis unmittelbar relevant. Einladungen nach § 51 GmbHG müssen den Gesellschaftern rechtzeitig zugehen, sonst drohen Anfechtungen. In Beteiligungs-, Liefer- oder Dienstleistungsverträgen hängen Options- und Verlängerungsrechte an klaren Fristen. In der Gewährleistungs- und Mängelpraxis entscheidet oft der Zeitpunkt der Rüge. Wer sich in diesen Konstellationen auf Einwurf-Einschreiben stützt, sollte rechtzeitig den Auslieferungsbeleg sichern, solange die Post eine Reproduktion bereithält. Sonst steht im Streitfall nur der Tracking-Ausdruck zur Verfügung, und der trägt die Beweislast nicht.

Sicherer ist eine Zustellung, die den typischen, geordneten Ablauf nachvollziehbar macht. Das gelingt mit einem Boten, der Einwurf, Datum, Uhrzeit und Ort in einem Vermerk festhält und als Zeuge zur Verfügung steht. Der Bote sollte zudem Kenntnis vom Inhalt der zuzustellenden Erklärung haben. Bei besonders kritischen Erklärungen kommt die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher nach § 132 BGB in Betracht. Beide Wege schaffen belastbare Dokumentation und verringern das Prozessrisiko. Wer am Einwurf-Einschreiben festhalten will, muss die Nachweise aktiv einholen und archivieren. Dazu gehören Modell- und Prozessbeschreibungen des Zustelldienstes, der Auslieferungsbeleg mit Zeit- und Ortsangabe sowie eine Ablage, die den Vorgang später ohne Lücken rekonstruierbar macht.

 

Praxistipp

Unternehmen sollten ihre internen Standards anpassen. Zustellwege sind vorzugeben, Zuständigkeiten zu klären, Fristen zentral zu überwachen. In Corporate-Governance-Prozessen betrifft das nicht nur HR, sondern auch die Rechtsabteilung, das Corporate-Secretary-Office und die Bereiche, die Fristen auslösen oder Fristen zu wahren haben. Für die Praxis lohnt ein kurzer Leitfaden, der für typische Dokumente die empfohlene Zustellart festlegt und den notwendigen Belegumfang beschreibt. Entscheidend ist, dass Beweise für den Zugang im Zeitpunkt der Zustellung entstehen. Nachträglich lassen sie sich nur schwer beschaffen.

Auch im Tagesgeschäft hilft ein schlichtes Prinzip. Wer eine Frist auslöst oder eine rechtliche Gestaltung herbeiführt, plant die Zustellung wie einen Termin auf der Timeline: Zustellart wählen, Belege erzeugen, Ablage prüfen, Fristbeginn notieren. So wird aus der formalen Frage ein routinierter Prozessschritt. Das Bundesarbeitsgericht verlangt dafür kein bestimmtes Formular, es verlangt nur tragfähige, nachvollziehbare Dokumentation. Genau das macht die Entscheidung für die Wirtschaftspraxis wertvoll. Sie schärft den Blick auf den Nachweis und stärkt Verfahren, die den Zugang wirklich belegen.

Im Einzelfall kann in Erwägung gezogen werden, die Art der Zustellung und eine Fiktion der Annahme vertraglich zu vereinbaren.

Sprechen Sie uns bei Fragen hierzu gerne an.