Zu Beginn einer jeden Unternehmenstransaktion oder eines Joint Ventures steht die Verhandlung einer Vertraulichkeits- bzw. Geheimhaltungsvereinbarung (sog. Non-Disclosure Agreement, kurz: NDA) mit potentiellen Käufern und anderen Verhandlungspartnern. Ganz allgemein begegnen einem NDAs immer dann, wenn zwischen Unternehmen sensible Daten ausgetauscht werden.

In der Praxis werden NDAs vielfach ohne weitere Prüfung unterschrieben und zu den Akten gelegt. Sofern alles gut geht und sich beide Verhandlungspartner so verhalten, dass keine Geschäftsgeheimnisse des jeweils anderen an Dritte herausgegeben werden, spielt das NDA im Regelfall auch keine weitere Rolle mehr. Gelangen jedoch sensible Informationen nach außen, ist der Schaden oftmals groß und es stellen sich viele Fragen: Waren die Informationen überhaupt Teil der Geheimhaltungsvereinbarung? Was kann ich nun tun und welche Ansprüche stehen mir gegenüber dem Verhandlungspartner zu? Welche Repressalien drohen mir, wenn z.B. ein Mitarbeiter ein Geschäftsgeheimnis des Verhandlungspartners versehentlich preisgibt?

Es ist daher von zentraler Bedeutung, das NDA den konkreten Bedürfnissen entsprechend aufzusetzen und wasserdicht zu gestalten. Rechtlich spielt hierbei das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen („GeschGehG“) eine maßgebliche Rolle.

Ein wesentlicher Bestandteil jeder Vertraulichkeitsvereinbarung ist die Definition, welche Informationen zwischen den Parteien als vertraulich behandelt werden sollen und wie diese genutzt werden dürfen.

Es bedarf einer systematischen Erfassung der Informationen, die das Unternehmen geheim halten möchte, am besten anhand von Checklisten. Zu nennen sind hier sowohl kaufmännische Informationen wie z.B. Kunden- und Zuliefererlisten, Bilanzen, Marktanalysen und Geschäftsstrategien, als auch technisches Knowhow, wie z.B. Algorithmen, Formeln, Prototypen, Pläne, Source Codes und Rezepturen. Im Fokus stehen insbesondere Informationen, die nicht durch gewerbliche Schutzrechte wie Patente geschützt sind, bei denen aber ein hohes Geheimhaltungsinteresse besteht.

Hierzu ist es auch erforderlich, die potentiellen Empfänger der vertraulichen Informationen zu identifizieren, um möglichst umfassend abgesichert zu sein. Im Transaktionskontext ist beispielsweise darauf zu achten, ob der Verhandlungspartner ein strategischer branchenfremder Investor oder ein Wettbewerber ist.

Um der Gefahr vorzubeugen, dass ein NDA zu eng formuliert wurde und dadurch die Wettbewerbsfreiheit eines Vertragspartners zu stark beschränkt wird, sollte zur Klarstellung ausdrücklich vereinbart werden, welche Informationen nicht vertraulich zu behandeln sind.

Kernstück jedes NDAs ist die Ausgestaltung der konkreten Verpflichtungen zur vertraulichen Behandlung der erhaltenen Informationen. Die Vereinbarung von Geheimhaltungsmaßnahmen gehört zudem auch zu den gesetzlichen Pflichten eines Geschäftsführers/Vorstandsmitglieds nach § 43 Abs. 2 GmbHG/§ 93 Abs. 2 AktG, deren Verletzung eine persönliche Haftung zur Folge haben kann.

Regelmäßig wird eine Regelung zum Schadensersatz bei Verstößen gegen die Geheimhaltungsverpflichtungen getroffen. Was für ein Schaden konkret bei einer Vertragsverletzung entsteht, ist oftmals nummerisch schwer zu ermitteln. Aus diesem Grund bietet sich die Vereinbarung pauschaler und sinnvoll abgestufter Vertragsstrafen an.

Fazit: Geheimhaltungsvereinbarungen sind ein wichtiger Baustein jeder erfolgreichen unternehmerischen Geheimhaltungsstrategie und bieten die Vertrauensgrundlage für Vertragsverhandlungen. NDAs sollten daher als erster wichtiger (Vor-)Vertrag zwischen den Parteien betrachtet werden, angemessen ausgestaltet sein und in ihrer Bedeutung nicht unterschätzt werden.